Fort de notre croissance rapide en trois courtes années et notre implantation à Paris, Lille, Lyon, Nice, et Marseille, nous sommes actuellement en quête d'un(e) assistant(e) administratif polyvalent. Vous serez rattaché(e) à l’agence de Lille.

Rattaché(e) au directeur d’agence, vos missions seront les suivantes :

1. Gestion administrative du personnel :
   • Traitement des demandes de congés : réception, validation, et mise à jour des dossiers des employés.
   • Suivi des absences : tenue à jour des registres d'absence, analyse des motifs, et rapport régulier à la direction.
   • Gestion des heures de travail : surveillance des feuilles de temps, vérification de la conformité et communication avec le service de la paie.
   • Suivi des notes de frais : vérification, communication avec la direction pour les approuver.
   • Intégration des nouveaux collaborateurs : coordination avec les différents départements pour un accueil réussi.
2. Classement et facturation :
   • Classement efficace et systématique des documents importants, en assurant leur accessibilité et leur sécurité.
   • Gestion de la facturation : préparation, envoi, et suivi des factures, et coordination avec le service comptable pour leur règlement.
3. Gestion du parc automobile :
   • Suivi des assurances : gestion des contrats d'assurance, renouvellements, et traitement des éventuelles réclamations.
   • Organisation des contrôles techniques : planification, suivi des dates d'échéance, et coordination avec les prestataires.
4. Approvisionnement du matériel et gestion des stocks :
   • Achat et approvisionnement en matériel nécessaire pour l'entreprise.
   • Gestion rigoureuse des stocks : suivi des niveaux, commande en temps opportun, et minimisation des excédents.
5. Gestion du parc informatique :
   • Supervision de l'entretien et de la maintenance des équipements informatiques.
   • Commande du materiel informatique et gestion des stocks.
6. Gestion du standard : 
   • Réception des appels entrants et redirection des appels selon les besoins.
   • Gestion des messages : prendre des messages précis et les transmettre de manière fiable aux personnes concernées.
   • Fourniture d'informations générales : répondre aux demandes d'informations basiques sur l'entreprise, ses services ou ses produits.